Încasările sunt foarte importante pentru bunăstarea oricărei afaceri, dar procesul de colectare poate fi consumator de timp și costisitor. Tehnologiile transformării digitale pot redefini încasările B2B. Prin aplicarea unor soluții integrate, tehnologii inteligente care automatizează gestionarea colecțiilor, organizațiile pot observa o îmbunătățire semnificativă a colecțiilor lor AR, creând o experiență de colectare mai bună.
Multe întreprinderi depind de ghicituri pur și simplu atunci când vine vorba de colecțiile lor AR. Procesul de colectare necesită forță de muncă intensă și necesită informații exhaustive, dar nu mulți au acces la informațiile de colecții în timp real. Ca urmare, eforturile de colectare sunt îngreunate. În timp ce accentul se pune în principal pe clienții mari și pe facturile, multe facturi medii și mici nu sunt verificate. Cu cât organizația este mai globală și cu cât volumul ei este mai mare, cu atât este mai dificil să ții pasul.
Tehnologia avansată este esențială pentru eficiență colecții B2BPentru a respecta cele mai bune practici în materie de colectare identificate de Hackett Group, o întreprindere trebuie să „devină digitală”. Aceasta înseamnă optimizarea automatizării prin aplicarea învățării automate, a analizelor și a asistenței digitale. De asemenea, înseamnă consolidarea informațiilor complete pentru disponibilitate și vizibilitate.
În timp ce în trecut, era un vis, astăzi există platforme digitale AR/Order-to-Cash care pot elimina 80% din eforturile de colectare manuală prin AI și tehnologiile asociate. Tehnologiile îi eliberează pe colectori să monitorizeze toate conturile, să gestioneze excepțiile și să obțină informații valoroase din date. Există șapte elemente „digitale” necesare pentru a atinge acest nou nivel de performanță a colecțiilor, posibil prin aplicarea inteligenței artificiale (AI), a analizei și a automatizării.
Care sunt cele șapte elemente esențiale pentru a trece de la colecțiile „Medie” la „De clasă mondială”?
1. O viziune la nivel de întreprindere
Obținerea unei vederi globale a portofoliului AR este esențială pentru multe organizații, în special pentru cele care se ocupă cu portofolii cu volum mare. Cu toate acestea, acest lucru necesită un mare efort manual pentru a culege datele pentru a ajunge aproape de informații în timp real. Cu toate acestea, creanțele digitale depășesc fragmentarea sistemelor și a datelor, oferind vizibilitate informațiilor actuale AR la nivelul întregii întreprinderi.
Platformele digitale AR/O2C realizează acest lucru combinând API-uri avansate și procesarea inteligentă a documentelor cu consolidarea tuturor informațiilor AR relevante într-un singur lac de date sursă. Managerii pot vedea în sfârșit întreaga imagine în funcție de unitatea de afaceri sau de detaliile clienților. Această capacitate mult căutată devine noul model. Astfel de portofolii digitale AR unificate oferă fundația colecțiilor digitale.
2. Strategii de colectare automată
Strategiile automate de colectare accelerează fluxul de numerar. O organizație trebuie să definească un proces central strategic pentru colecții. O astfel de strategie este utilă în setarea colecțiilor pe pilot automat. Cu procesul definit, un sistem digital folosește învățarea automată și analiză pentru a determina acțiunile adecvate fiecărui client.
De exemplu, dacă o factură este întârziată cu 15 zile pentru un client, o organizație poate dori să trimită un memento blând. Cu toate acestea, dacă clientul întârzie de obicei la plată, sistemul va identifica acest lucru și va trimite o comunicare ușor diferită. O platformă digitală inteligentă va urmări schimbarea comportamentului clienților și va corespunde automat cu clientul, alertând în același timp colectorii și managerii AR. Organizațiile pot folosi scrisorile de solicitare pentru a trimite mementouri automate, personalizate, reducând în același timp numărul de atingeri manuale.
3. Atingerea 100% a clientului
Sistemul automat de colectare nu are limitările de timp și atenție pe care le fac colectorii umani. În schimb, poate menține legătura continuă cu toți clienții, trimițând facturi, extrase de cont și mesaje personalizate bazate pe comportamentul clienților și strategiile de colectare.
Ca etapă esențială în colectarea digitală, o organizație stabilește o corespondență proactivă și semnificativă. Trebuie să definească dialoguri pentru comunicările sale și să creeze șabloane. Companiile trebuie să conceapă formate consecvente de extrase de cont și facturi pe care clienții să le poată înțelege cu ușurință, precum și mesaje circumstanțiale pentru scrisori și e-mailuri. Instrumente precum scrisorile de solicitare a plății simplifică... gestionarea colecțiilor prin minimizarea numărului de atingeri manuale și creșterea colectărilor prin transmiterea automată a notificărilor de somare consecvente și profesionale în mai multe limbi și monede.
4. Asistență digitală
Platformele AR/O2C de ultimă generație folosesc asistenți digitali pentru a oferi clienților suport automat, interactiv și verbal. De exemplu, dacă un client are o întrebare, dorește să vadă un alt document sau dorește să efectueze o plată, nu trebuie să facă un apel telefonic sau să trimită un e-mail și să aștepte. În schimb, un asistent digital este accesibil în comunicarea cu clientul, gata să răspundă la întrebare, să ofere informații sau să ghideze plata.
Asistenți financiari digitale pentru întreprinderi, cum ar fi cei de la Emagia Gia joacă un rol cheie în accelerarea încasărilor împotriva facturilor restante ale clienților. Antrenată cu abilități de conversație asemănătoare omului, Gia notifică în mod proactiv clienții cu privire la plățile viitoare, prezintă opțiuni de plată și procesează plățile, îmbunătățind în același timp experiența clienților. Gia poate chiar colecta informații despre dispute de la clienți pentru o rezolvare rapidă.
5. Liste de sarcini prioritare
Digital software de gestionare a colecțiilor automatizează activitățile de colectare, eliminând eforturile banale și în mare parte manuale pentru 80% din portofoliul AR. Între timp, îi alertează pe colecționari asupra celor 20 de procente care necesită intervenția umană. În aceste cazuri, o listă de sarcini prioritizate automat îi sprijină pe colectori.
În colecțiile digitale, analiza joacă un rol crucial, monitorizează continuu conturile și prezintă colectorilor sarcini prioritare. Drept urmare, colecționarii nu trebuie să-și petreacă timpul prețios culegând și sortând informații pentru a determina prioritățile. În schimb, în fiecare zi sistemul oferă automat priorități de colectare, împreună cu funcții precum urmărirea automată. De asemenea, sistemul poate transcrie înregistrările vocale ale apelurilor în fișa clientului.
6. Boți digitali
Roboții digitali combinați cu procesarea cognitivă a documentelor susțin productivitatea prin automatizarea mai multor sarcini în colectarea creanțelor. De exemplu, roboții postează facturi către locațiile clienților, colectează date informații despre plăți sau remiteri de pe portalurile furnizorilor clienților și citesc teancuri de e-mailuri. Din păcate, majoritatea organizațiilor efectuează aceste activități manual, în afara sistemelor lor, ceea ce consumă foarte mult timp.
Boții sistemelor digitale de colectare se ocupă de aceste sarcini, eliberând personalul să se concentreze asupra strategiilor de colectare, previziunilor fluxului de numerar și analizelor.
7. Analiza și prognoza fluxului de numerar
Ce va colecta organizația în această săptămână? Ce va colecta săptămâna viitoare? Acestea sunt întrebări vitale. Cu o sursă unică de adevăr (lacul de date), organizațiile pot avea acces la aceste date. Platformele digitale AR/O2C aplică analize acestor date pentru a înțelege tiparele și pentru a oferi previziuni mai precise de numerar. Și prin învățarea automată, prognozele devin mai rafinate în timp.
AR și colecțiile pot deveni o operațiune de inteligență bazată pe date, adăugând o nouă valoare unei organizații. Transformarea digitală a serviciilor pentru afaceri funcțiile, potrivit lui Hackett, reprezintă modul în care o întreprindere va atinge performanțe de nivel mondial.
Pentru o demonstrație a colecțiilor digitale sau a capacităților complete ale AR/O2C digital, contactați Emagia.
