Bryan DeGraw de la Hackett Group a prezentat recent „World Class Digital O2C: Transforming AR for the New Normal”. Transformarea digitală în procesele de încasare (O2C) a ConvaTec, o companie globală de dispozitive medicale de 2 miliarde de dolari, a atins desemnarea de performanță de clasă mondială a Hackett în O2C, cu tehnologia inteligentă bazată pe inteligență artificială de la Emagia.
Pentru a înțelege soluțiile digitale de pe piață, Hackett evaluează sistemele dintr-o perspectivă a caracteristicilor și funcționalității demonstrate. Hackett, director asociat al serviciilor de consiliere financiară, Bryan DeGraw, spune: „Ne uităm la modul în care instrumentele permit cu adevărat performanțe de clasă mondială. Deci, cum afectează instrumentele și mișcă acul în ceea ce privește eficiența și eficacitatea? Așa măsoară Hackett performanța de clasă mondială.”
La începutul prezentării, DeGraw îl prezintă pe Christopher Arnold, vicepreședinte IT și șef de asistență tehnică al ConvaTec. transformarea financiarăși Srinivas Dusi, ConvaTec Comandă în numerar Global Process Owner, împreună cu Veena Gundavelli, fondator și CEO al Emagia.
Acest articol relatează realizările ConvaTec în aplicarea instrumentelor și platformei O2C bazate pe inteligență artificială ale Emagia - caracteristicile și funcționalitatea - pe măsură ce ConvaTec a construit și a dotat cu personal un nou centru global de servicii de afaceri financiare în timpul pandemiei COVID-19 la nivel mondial.
Cazul pentru transformarea ordinului digital în numerar
Conversia creante contabile a încasa este un proces complex. Mai multe faze discrete și complicate reprezintă o provocare pentru conceptul unui proces unic, fără frecare, de comandă la numerar (O2C). Complexitatea este agravată atunci când o organizație operează la nivel global cu mai multe limbi, valute, fusuri orare și sisteme ERP, ca și în cazul ConvaTec.
Companiile dezvoltă de obicei o varietate de echipe, instrumente și aplicații și operează adesea sisteme ERP diferite în regiuni separate. Creanțele ConvaTec au implicat o combinație de externalizare, inter-sourcing și aprovizionare locală. Procesele erau în mare parte manuale și exclusive. Acum, ConvaTec unifică elementele disparate într-un sistem global integrat, proces digital O2C. Rezultatele acestui efort, care sunt aproape 4/5 din total, au fost considerate „de clasă mondială” de către The Hackett Group.
Configurarea unui centru de servicii de afaceri globale de nouă generație
ConvaTec a decis că va înființa un nou centru financiar global la Lisabona, Portugalia. A decis să externalizeze operațiunile de la partenerul lor global de outsourcing de atunci. Transferul de cunoștințe către o echipă nou-nouță, armonizarea proceselor în cadrul operațiunilor globale și crearea unei platforme digitale pentru automatizarea proceselor - toate trei au fost planificate să fie înființate în paralel pe trei piste separate. A căutat o platformă digitală care să se poată gestiona complet creanţe de încasat. A găsit Emagia și a condus un program pilot. Dusi, proprietarul global al procesului O2C, spune: „Am văzut că Emagia a fost capabilă să ofere nivelul de automatizare și instrumentele bazate pe inteligență artificială pentru a ne atinge obiectivele.” Compania a stabilit o implementare în cinci faze, acoperind aproximativ 50 de țări din întreaga lume.
Emagia oferă o soluție bazată pe inteligență artificială pentru a oferi o automatizare globală integrată a procesului O2C digitală globală, inclusiv credit, încasări, deduceri și aplicare de numerar. Platforma și aplicațiile sale bazate pe cloud combină automatizarea, analiza și inteligență artificială pentru a conduce un sistem AR unificat și procese care depășesc fragmentarea, elimină frecarea și îmbunătățesc performanța prin ciclul O2C. În mod critic pentru afacerile globale, Emagia se ocupă și de complexitatea suplimentară a mai multor limbi, monede și fusuri orare.
Împuternicit cu Digital Trifecta
Order-to-cash implică o cantitate enormă de date din surse și sisteme disparate, inclusiv documente și date despre clienți, sisteme ERP și diverse terțe părți. Prima ordine de lucru este de a reuni toate acele date necesare într-un singur hub de date. Emagia a stăpânit integrarea cu nenumărate surse de date pentru schimb, extracție și conversie prin aplicațiile sale inteligente aplicate. Acesta aduce date de la ERP-uri, CRM-uri, birouri de credit, bănci, site-uri guvernamentale, portaluri de furnizori, formulare și documente pentru clienți într-un hub de date unificat, Emagia Data Exchange bazat pe cloud. Capacitățile complete de colectare și agregare a datelor sunt esențiale pentru program. Gundavelli spune: „Acolo am investit destul de mult și putem crește eficiența.”
Automatizarea, analiza și IA se reunesc în „motorul AI” Emagia pentru a crea un proces O85C fără atingere în proporție de 90 – 2%. Gundavelli explică modul în care O2C poate valorifica automatizarea, analiza și AI - cei „trei A”, așa cum le numește ea. Automatizarea proceselor robotizate (RPA) care angajează numeroși roboti adună date precum licențe de afaceri, certificate de revânzare, licențe de contractant, garanții și obligațiuni, extrase bancare și fluxuri EDI/MT940/BAI2.
Din platforma unică Emagia O2C operează șase module principale de automatizare a proceselor: credit, creanțe, încasări, deduceri, cerere de numerar, un portal EIPP. Aceste module automate interacționează cu centrul de date Emagia Unified subiacent în timp real, oferind tuturor, de la credit până la soluționarea disputelor și vânzări, acces coordonat fără precedent la informații despre clienți și tranzacții, după cum este necesar, împreună cu tablouri de bord și raportare.
Analizele bazate pe inteligența artificială (AI) și învățarea automată (ML) animă procesele. Analiza inteligentă generează analize predictive, descriptive și prescriptive pentru a ghida acțiunile. De exemplu, analizele identifică ce informații să trimită clientului și cum să le trimită. Apoi sistemul execută pe baza acestor cunoștințe. Acest tip de infrastructură de analiză, cu automatizare bazată pe analiză, a devenit fundamentală pentru sistemele actuale. Tablourile de bord și raportarea pentru fiecare fază a O2C oferă managementului un nou nivel de vizibilitate și înțelegere creanțe și fluxuri de numerar.
Sprijină toate acestea un asistent digital AI, care oferă echivalentul „Alexa” sau „Siri” pentru O2C. „Gia” este asistentul digital Emagia, instruit în peste 100 de abilități O2C, cu abilitatea de a înțelege activitățile de creditare, încasări, aplicare de numerar și deducere. Gia este încorporat în fiecare modul al sistemului. Acesta sprijină personalul intern, răspunzând la întrebările directorilor, vânzărilor, serviciului clienți, creditelor sau personalului de colectare. Poate citi documente, extrage informații și poate efectua sarcini simple până la complexe legate de procesele O2C, asistând personalul și ajutându-l să își îmbunătățească productivitatea. Gia mărește forța de muncă GBS ca asistent AI de nouă generație.
Gia, implementat pe portalul de asistență pentru clienți și în comunicațiile cu clienții, poate interacționa cu clienții 24 de ore pe zi/XNUMX zile pe săptămână. Gia avansează conversațiile, de exemplu, întrebând: „Există o problemă cu această factură?” sau „Ce fel de problemă aveți cu factura?” Gia îndrumă clientul să identifice și să rezolve problema, prezintă opțiuni de plată sau achiziționează o promisiune de plată.
Pachetul Emagia combină automatizarea, analiza și inteligența artificială pentru a rezolva nevoia companiilor de un proces O2C scalabil și digital.
Programul de transformare și rezultatele ConvaTec
Producătorul și distribuitorul de dispozitive medicale ConvaTec operează în 100 de țări din întreaga lume. Primește 100,000 de plăți pe lună în mai mult de 18 conturi bancare. „Sistemul” său financiar anterior a fost un mozaic care includea servicii externalizate, operațiuni locale și centralizate interne cu procese manuale și câteva sisteme O2C mici în câteva zone. În urmă cu doi ani, compania a început să-și transforme operațiunile financiare pentru a centraliza, standardiza, simplifica și automatiza la nivel global.
ConvaTec a înființat un nou centru financiar global în Lisabona, unde implementează mai multe sisteme noi. Pentru O2C, compania a ales Emagia. A derulat un program pilot în iunie 2020, începând cu Italia, Spania și Portugalia. În cadrul pilotului, proprietarul global al procesului O2C, Dusi, spune: „Am văzut că Emagia a fost capabilă să ofere nivelul de automatizare și instrumentele bazate pe inteligență artificială pentru a ne atinge obiectivele. Emagia oferă o singură platformă pentru a gestiona soluțiile complete AR.”
Arnold notează că compania s-a confruntat cu două riscuri majore. Prima a fost reproiectarea structurii sale organizatorice în timp ce s-a creat noul centru din Lisabona. Oamenii care au început procesul, care au selectat soluția și au început să o construiască, nu au fost aceiași oameni care ar opera soluția. Compania nici măcar nu a angajat încă acest din urmă grup.
Al doilea risc a fost evoluția în timpul pandemiei de COVID-19. ConvaTec a decis să continue construirea centrului din Lisabona și să implementeze noile sisteme. Arnold subliniază că, deoarece ConvaTec este o companie internațională, oamenii săi sunt obișnuiți să lucreze la distanță și de la distanță, ceea ce s-a dovedit un real avantaj. Compania a decis să continue și, spune Arnold, „a funcționat. Am deschis centrul la Lisabona. Oamenii nu s-au întâlnit încă față în față, dar ne-am descurcat bine.”
Lucrând peste pandemie, ei sunt acum în a patra din cinci faze. Arnold spune: „Încă implementăm, dar o mare parte este finalizată”, inclusiv America, cea mai mare parte a Europei și pachetul din Asia. „Suntem într-adevăr pe drumul unde ne-am propus să ajungem.” Fiecare fază a durat 12 săptămâni, deoarece echipele au lucrat de la distanță de acasă.
Obținerea avantajului AI pentru performanță digitală de clasă mondială
Prin Emagia, ConvaTec a transformat AR într-un sistem global, digital O2C, pe o singură platformă integrată pentru gestionarea globală a creanțelor. ConvaTec își propune să atinge de clasă mondială performanța operațiunilor globale, inclusiv 90% aplicație de numerar fără atingere cu postare în aceeași zi, 85% și AR actuală mai bună, soluționarea disputelor în mai puțin de o săptămână și o reducere cu 40% a costului operațiunilor AR.
Primul pas a fost crearea setului principal de clienți pentru a se integra cu SAP. Dusi numește asta o realizare semnificativă. „A fost nevoie de timp, dar funcționează destul de bine”, spune el.
Aplicație directă de numerar cu AI
Dusi prezintă valorile de performanță înainte și după implementarea Emagia. Ratele de aplicare automată a aplicației de numerar ale companiei au variat în funcție de regiune. În SUA, a fost de 59 la sută, dar în regiunea Europa-Orientul Mijlociu-Africa a fost de doar 3 la sută. Canada era la 1%, în timp ce regiunile America Latină și Asia-Pacific aveau zero la sută numerar aplicat automat.
Modulul de aplicație de numerar al Emagia implică capacități multilingve și de învățare automată pentru a muta plăți „neidentificate” la plăți nepotrivite în plăți corelate. Din octombrie 2020 până în aprilie 2021, plățile medii cu potrivire automată au crescut de la 30% la peste 70%. Potrivirea automată parțială a scăzut de la 30% la 16%, iar potrivirea manuală de la 19% la 11%. Aceste tendințe vor continua prin intermediul modulelor de aplicație cash de învățare inteligentă pentru a atinge obiectivul de 90 la sută.
Colecții fără atingere cu inteligență artificială
Plata la timp s-a îmbunătățit pe mai multe piețe. Înainte de implementare, mai puțin de 60% din plăți au fost la timp (medie pe regiuni). De la implementarea în mai multe regiuni, 78 – 92% din plăți sunt la timp, cu o îmbunătățire cu 25% a AR actuală. ConvaTec a realizat acest lucru cu o reducere cu 45 la sută a colecțiilor FTE. Asistentul inteligent Gia s-a dovedit foarte util pentru colecționari pentru a obține informații rapid.
Dispute fără fricțiuni cu AI
Înainte de transformare, lipsa de vizibilitate a portofoliului global de creanțe a împiedicat soluționarea litigiilor. Litigiile nu au fost înregistrate într-un singur loc. Un proces dezarticulat a implicat înregistrarea disputelor în Zenshare, aprobarea lor prin e-mailuri și efectuarea manuală a creditelor și debitărilor în SAP. Returul a fost „extrem de lung”, întârziind colectările. Lipsa de coordonare între echipe a întârziat și mai mult rezolvarea, iar auditul și raportarea au fost problematice.
Digitalizarea într-o singură platformă globală oferă acum vizibilitate completă a portofoliului global de creanțe ConvaTec. Procesul de dispută este fără probleme – înregistrat și aprobat în Emagia și integrat fără probleme în SAP, care creează automat credite/debite.
Gia accelerează aprobările, iar echipa de colectare are o vizibilitate completă a litigiilor, în timp ce strategiile de colectare exclud litigiile în curs. Diverse unități pot colabora prin intermediul platformei Emagia, care menține o pistă de audit. Timpul de aprobare este acum mai puțin de o săptămână.
Contribuții strategice AR Consolidarea bilanţului
Pe măsură ce transformarea a continuat prin 2020 în 2021, ConvaTec a înregistrat o consolidare a bilanțului, o scădere a DSO, o creștere a numerarului disponibil, o reducere a costurilor și un control și conformitate îmbunătățite în operațiuni.
Echipa ConvaTec a gestionat această transformare digitală a AR în mai multe țări din întreaga lume în timpul unei pandemii globale – o realizare remarcabilă în execuție. Și prin intermediul platformei și sistemului Emagia, ConvaTec își realizează obiectivele AR chiar dacă abia intră în faza finală de implementare, atingând performanțe de clasă mondială (cuartila superioară).
Pentru a descărca prezentarea completă, apasă aici
Pentru a viziona webinarul înregistrat, apasă aici
