Dla firm każdej wielkości i każdej branży, przechwytywanie danych do faktur jest procedurą krytyczną. Polega ona na pobieraniu istotnych danych z faktur, takich jak nazwa dostawcy, numer faktury, data i kwota, a następnie wprowadzaniu ich do systemu księgowego. Dzięki tej technice przedsiębiorstwa mogą automatyzować swoje procedury dotyczące należności do zapłaty i precyzyjnie rejestrować transakcje finansowe. Skuteczne przechwytywanie danych do faktur może pomóc firmom zaoszczędzić czas i pieniądze, zmniejszyć liczbę błędów i opóźnień oraz usprawnić sprawozdawczość finansową i analizę. Różnorodność oprogramowanie do faktur technologie są dostępne dla przechwytywanie danych fakturowychW tym artykule omówione zostaną różne podejścia do przechwytywania faktur wraz z ich zaletami i wadami.
Czym jest przechwytywanie danych z faktur?
Wprowadzanie informacji o fakturze, takich jak numer faktury, nazwa dostawcy, adres, szczegóły projektu i inne kluczowe elementy, nazywa się przechwytywanie danych do faktur. Zazwyczaj organizacje ręcznie kompilują te dane do arkuszy kalkulacyjnych lub rejestrów papierowych. Początkowy etap przetwarzanie faktury dla działów ds. płatności jest przechwytywanie faktur. Partnerzy biznesowi skanuj faktury do danych, które można wykorzystać w innych aplikacjach i rozwiązaniach planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) przy użyciu optycznego rozpoznawania znaków (OCR). Działy ds. płatności mogą przewidzieć, że przetwarzanie faktury będzie się rozwijać dzięki większej automatyzacji poprzez wdrażanie sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego.
Skróć cykl realizacji zamówienia i płatności dzięki fakturowaniu cyfrowemu. Pobierz teraz e-booka
Wyzwania w przechwytywaniu danych z faktur
Niektóre wady gromadzenia danych z faktur:
- Opóźnienia w płatnościach będące wynikiem żmudnej procedury dobierania dostawców.
- Nieskuteczna komunikacja pomiędzy dostawcami i sprzedawcami.
- Brak komunikacji i problemy między działami.
- Możliwość wystąpienia błędów płatniczych.
- Ograniczona widoczność:Administracja fakturami w formie papierowej utrudnia udostępnianie szczegółów faktur współpracownikom w tym samym dziale lub współpracownikom z innych działów.
- Ograniczony skalowalność:Ręczna obsługa faktur staje się trudna, jeśli nie niemożliwa, wraz ze wzrostem wielkości operacji.
Rodzaje rozwiązań do przechwytywania danych faktur
Ręczne wprowadzanie danych: Osoba fizycznie ogląda fakturę papierową lub cyfrową i ręcznie wprowadza stosowne informacje do odpowiedniej aplikacji komputerowej. Jest to dogłębne badanie strategii ręcznego przetwarzania faktur. Zaletą ręcznego wprowadzania danych jest to, że jest korzystne dla małych firm z mniejszą liczbą operacji. Kilka wad to czasochłonność, podatność na błędy i nieodpowiedniość dla dużych ilości danych.
Tradycyjne lub szablonowe przechwytywanie faktur:
Najlepszymi kandydatami do tego typu rozwiązania są firmy, które mają do czynienia z niewielką liczbą znanych formularzy faktur. Odpowiednim przypadkiem użycia tych systemów są firmy, które otrzymują faktury od tej samej grupy dostawców. W celu ekstrakcji i walidacji danych i informacji mogą tworzyć reguły oparte na szablonach. Pewną zaletą korzystania z systemu przechwytywania faktur opartego na szablonach jest to, że jest to niewielki wydatek kapitałowy. Nie ma wymogu koordynacji z dostawcami ani wad outsourcingu. Kilka wad, które wiążą się z korzystaniem z przechwytywania faktur opartego na szablonach, to niski zwrot z inwestycji z powodu wysokiego wskaźnika błędów w programie i konieczności zatrudnienia personelu pomocniczego. Konieczna jest walidacja błędów i wyjątków, co może powodować opóźnienia i kary finansowe.
Poznawcze lub oparte na sztucznej inteligencji OCR faktur:
Oprogramowanie, które wykorzystuje OCR oparte na sztucznej inteligencji do faktur, takie jak Nanonets, inteligentnie wyodrębnia istotne informacje z szeregu formatów i formularzy. Aby zagwarantować wysoki poziom automatyzacji i inteligentnego przetwarzania dokumentów (IDP), wykorzystują one potężne możliwości sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego. Kontrastuje to z nieelastycznymi metodami, takimi jak strefowe OCR.
Systemy Invoice OCR oparte na sztucznej inteligencji rozpoznają krytyczne dane nawet w niezidentyfikowanych dokumentach. Ten typ oprogramowania utrzymuje wysoki poziom precyzji w wyodrębnianiu odpowiednich danych dzięki ciągłemu procesowi „uczenia się”.
Niektóre zalety korzystania z systemów OCR faktur opartych na technologii poznawczej lub sztucznej inteligencji:
Szybsze przetwarzanie faktur: Średnio wyodrębnienie danych z faktury przy użyciu technologii AI zajmuje 27 sekund, podczas gdy w przypadku operacji ręcznej zajmuje to 3.5 minuty.
Opłacalne: Koszt przechwytywania danych przy użyciu sztucznej inteligencji wynosi zaledwie kilka centów za fakturę, podczas gdy przetwarzanie ręczne kosztuje od jednego do pięciu dolarów za fakturę.
Poprawa dokładności danych: Aby ograniczyć liczbę błędów, które często wiążą się z ręcznym gromadzeniem danych, algorytmy sztucznej inteligencji (AI) i uczenia maszynowego (ML) rozpoznają dane z faktur za pomocą sieci neuronowych.
Kilka wad:
Aby przejść ze starych systemów na zautomatyzowany obieg pracy, konieczna może być pewna wiedza techniczna.
Wymagałoby to całkowitej przebudowy zarządzania i procedur.
Gia Invoicing: cyfrowy asystent do fakturowania i płatności cyfrowych. Obejrzyj teraz
Korzyści z elektronicznego przechwytywania faktur
Klasyfikacja, ekstrakcje i walidacja danych z dowolnego rodzaju faktury są automatyzowane przez program do przechwytywania faktur. Korzystanie z przechwytywania faktur wiąże się z następującymi korzyściami:
Zwiększenie wydajności pracowników działu ds. zobowiązań płatniczych (AP): Pracownicy będą mieli więcej czasu na wykonywanie zadań o dużej wartości, wymagających kontaktu z drugim człowiekiem, gdy zabraknie im możliwości wykonywania pracy fizycznej.
Zminimalizuj wprowadzanie nieprawidłowych danych: Nawet bez szablonów, punktów zaczepienia i słów kluczowych inteligentny system przechwytywania faktur potrafi rozpoznawać niestrukturyzowane dane, w tym pismo odręczne i różne czcionki.
Przetwarzaj faktury bez użycia dotyku: Cała procedura staje się mniej czasochłonna, bezdokumentacyjna i zależna od interwencji człowieka.
Wzmocnij połączenia z dostawcami: Krótszy cykl fakturowania pozwala uniknąć opóźnień w płatnościach i niepotrzebnych powiadomień o aktualizacjach płatności.
Obniż cenę przetwarzania należności do zapłaty: cenę każdej faktury można by obniżyć, ponieważ jest ona bezpośrednio związana z liczbą czynności wymaganych do jej ręcznego przygotowania.
Wydaj mniej na przechowywanie: Jednym z działów wykorzystujących najwięcej papieru jest Dział Rachunkowości, który w rezultacie ponosi duże wydatki na papier, szafy na dokumenty i przestrzeń magazynową do przechowywania fizycznej dokumentacji.
Jak zautomatyzować przetwarzanie faktur, aby zwiększyć wydajność działu należności
Jednym z etapów procesu procure-to-pay jest przechwytywanie faktur. Wymagana jest widoczność procesu, kontrola i wydajność, aby osiągnąć kompleksową automatyzację przetwarzania faktur.
Dokumentowanie faktur: bez konieczności ręcznego angażowania użytkownika, automatycznie eksportuj zarówno uporządkowane, jak i nieustrukturyzowane dane.
Płatność faktur: Użyj cyfrowych przepływów pracy do przetwarzania faktur; procedury te automatycznie powiadamiają osoby zatwierdzające i wysyłają im pliki do przeglądu.
Integracja ERP: Ustanów połączenie między dokumentami i danymi AP a systemem ERP, aby uzyskać dostęp do kluczowych danych bez konieczności korzystania z innej aplikacji.
Raportowanie AP: Aby zlokalizować wąskie gardła w procesach i zwiększyć widoczność kluczowych wskaźników efektywności, takich jak czas oczekiwania na płatność, czas oczekiwania na zatwierdzenie faktury, obciążenie pracą przypadające na pracownika i inne.
Integracja ERP: Nawiąż połączenie między dokumentami i danymi dotyczącymi zobowiązań płatniczych a systemem ERP, dzięki czemu będziesz mieć dostęp do kluczowych danych bez konieczności korzystania z innej aplikacji.
Dane ustrukturyzowane i półustrukturyzowane
Struktura i wygląd wszystkich dokumentów zawierających ustrukturyzowane dane są takie same. Na przykład każdy student, który zdaje test, będzie miał taki sam układ pól w części wielokrotnego wyboru. Stąd ustrukturyzowane dane mogą być przetwarzane przez standardowe rozwiązanie OCR oparte na szablonach, wymagające niewielkiej konfiguracji i konserwacji.
Wręcz przeciwnie, faktury są dokumentami półstrukturalnymi, co oznacza, że mają wspólną podstawową strukturę, ale mogą różnić się układem i treścią. Mają wiele zmiennych, takich jak pozycje, rabaty, kary, daty i kwotę, którą są winne.
Jak przechwytywanie danych z faktur pomaga rozwijać Twój biznes
Korzystając z przechwytywania danych z faktur, możesz wprowadzić wydajność, zwiększyć produktywność i zmniejszyć wydatki w różnych działach. inteligentne oprogramowanie do przechwytywania danych z faktur może również pomóc jako alternatywa. Twoja firma może potrzebować zaawansowanej technologii skanowania faktur OCR, która automatyzuje wprowadzanie danych AP, jeśli chce pomyślnie osiągnąć swoje cele.
Wniosek
Podsumowując, prawidłowe rejestrowanie i przetwarzanie transakcji finansowych przez firmy w dużym stopniu opiera się na przechwytywaniu danych z faktur. Firmy mogą zautomatyzować proces obsługi kont płatniczych i zmniejszyć liczbę błędów i opóźnień, przechwytując kluczowe informacje z faktur, takie jak nazwa dostawcy, numer faktury, data i kwota. Istnieje kilka sposobów zbierania danych z faktur, w tym wprowadzanie danych przez człowieka, optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) i algorytmy oparte na uczeniu maszynowym. Na podstawie swoich wymagań i ograniczeń finansowych firmy powinny wybrać technikę, która najlepiej im odpowiada. Każda metoda ma swoje zalety i wady. Ogólnie rzecz biorąc, firmy mogą zaoszczędzić czas i pieniądze, usprawnić procedury księgowe i poprawić wyniki finansowe dzięki skutecznemu przechwytywaniu danych z faktur.
FAQ
Czym jest gromadzenie danych w księgowości?
Przechwytywanie danych polega na pobieraniu informacji z dokumentów papierowych i elektronicznych i przekształcaniu ich w użyteczne dane.
Jakie korzyści klienci odnoszą dzięki gromadzeniu faktur?
Klienci nie muszą od razu przedstawiać nam kosztów projektu.
Jak zminimalizować liczbę błędów w fakturowaniu?
Możesz utworzyć umowę o warunkach i postanowieniach lub utworzyć system śledzenia.
Jak sprawdzić, czy faktura jest prawidłowa?
Aby mieć pewność, że faktura jest ważna, możesz porównać ją z paragonem za towar.
Czy program Excel umożliwia śledzenie faktur?
Tak, możesz używać programu Excel do śledzenia swoich płatności.
