訴訟ホールド管理が受信された場合?

訴訟ホールドを受け取った場合、経営陣は、その事件に関連するすべての関連文書と電子記録を保存するための手順を直ちに実施する必要があります。これには、従業員に情報の削除や変更を中止するように通知すること、および関連する可能性のあるすべてのデータが保護され、アクセス可能であることを確認することが含まれます。法的要件に準拠し、証拠の取り扱いミスによる潜在的な罰則を回避するには、迅速な対応が不可欠です。

イントロダクション

訴訟ホールドを受けた場合、組織は法的義務の遵守を確実にするために迅速に行動する必要があります。 関連文書の管理と保存 電子記録の不正使用は、深刻な法的および財務的結果につながる可能性があります。このガイドでは、訴訟ホールドに関する包括的な概要、ベストプラクティス、課題、AI駆動型データ活用の活用方法などについて説明します。 Emagiaのようなソリューションはプロセスを合理化できます.

今日の規制環境において、訴訟への備えは企業全体の記録ガバナンスと密接に結びついています。連邦記録の定義、ファイルプランの更新頻度、記録ライフサイクルの3つの段階といった問題は、もはや公共機関に限った問題ではありません。民間組織も、防御力とコンプライアンスを強化するために同様の基準を採用しています。

訴訟ホールドとは何ですか?

訴訟ホールド（法的ホールドとも呼ばれる）は、組織の法務部門が従業員に、関連する可能性のあるすべての文書を保存するよう指示する指示です。 電子データ 係争中または予想される訴訟に関連する。

訴訟ホールドを受領した場合、管理者は通常の記録処分プロセスを一時停止します。これには、削除スケジュール、自動パージルール、破棄タイムラインの一時停止が含まれます。規制対象の環境では、この一時停止は、ホールドが正式に解除されるまで、通常の記録ライフサイクル管理よりも優先されます。

訴訟ホールドが重要な理由は何ですか?

• 法的要件への準拠を保証します
• 証拠隠滅（破壊や改ざん）を防ぐ
• 法的罰則のリスクを軽減
• 法的手続きにおける組織の防御を強化する

訴訟ホールドの通知を受けた際に経営陣が対応を怠ると、組織は制裁、不利な推論判決、あるいは金銭的ペナルティを受ける可能性があります。連邦法においては、記録の不適切な破棄は、連邦記録の定義基準に関する44 USC 3301などの法定条項に抵触する可能性があります。

記録管理の基礎を理解する

連邦記録の定義

44 USC 3301 に基づく連邦記録の定義は、連邦法に基づいて、または公共事業に関連して連邦機関によって作成または受信され、組織、機能、ポリシー、決定、手順、運用、またはその他の活動の証拠として保存される記録情報を指します。

多くのコンプライアンスチームは、連邦記録法44 USC 3301の定義、あるいは研修環境における連邦記録法44 USC 3301の定義について尋ねます。この法定定義は米国連邦政府機関に適用されますが、その原則はより広範な記録ガバナンスの実践を導きます。

レコードライフサイクルの 3 つの段階とは何ですか?

レコードのライフ サイクルには次の 3 つの段階があります。

• 作成または受領
• メンテナンスと使用
• 配置

訴訟ホールドを受けた場合、管理者は記録ライフサイクルの3つの段階を理解することが不可欠です。関連する可能性のある証拠の破棄を防ぐため、処分段階は直ちに中断されます。

連邦記録の処分方法2種類

連邦記録には通常、次の 2 種類の処分方法があります。

• 定められた保存期間後に破棄される一時記録
• 無期限に保存される永久記録

訴訟保留中は、破棄が予定されている一時的な記録であっても保持する必要があります。

記録、非記録、個人記録の例

一時記録の例

一時レコードの例には次のようなものがあります。

• 日常的なやり取り
• 最終決定を反映していない草案文書
• 管理追跡ログ
• 一部の取引メール

組織からよく寄せられる質問として、以下のどれが一時的な記録の例か、あるいは連邦政府における一時的な記録の例にはどのようなものがあるか、といった質問があります。これらはスケジュールによって異なる場合がありますが、通常は長期的な歴史的価値はありません。

永久記録の例

永久記録の例には次のようなものがあります。

• 政策指令
• 主要な決定を記録した最終報告書
• 経営幹部レベルの覚書
• 組織憲章

多くの場合、経営幹部レベルの記録は戦略的な意思決定を文書化しているため、永久記録となります。同様に、国土安全保障省（DHS）の永久記録の例には、ミッションクリティカルな運用指示が含まれる場合があります。

記録されない例

記録されないものの例としては次のようなものがあります:

• 便宜上、複製コピーを保管します
• 個人参考資料
• ビジネス価値のない一時的なメッセージ

非記録データの例は何かという質問は、トレーニングでよく聞かれる質問です。非記録データを適切に特定することで、不要なデータ保持を削減し、適切な削除ポリシーを確保することができます。

個人記録は以下のものから構成されます

個人記録は次のものから構成されます。

• 公務に関係のない文書
• 個人の財務記録
• 組織の運営に関連しない私的な通信

従業員の出張書類は個人記録なのか、それとも個人記録はDHSの以下の項目から構成されているのかといった疑問が、コンプライアンスプログラムにおいてしばしば生じます。その判断は、記録が公務活動の記録であるかどうかによって決まります。

訴訟ホールドを実施するための重要な手順

1. 訴訟ホールドの範囲を特定する

• 保存する必要があるデータと文書の種類を定義する
• 影響を受ける部門と従業員を特定する

訴訟ホールド措置を受けた場合、経営陣は対象範囲を明確に文書化する必要があります。これには、構造化データ、非構造化コンテンツ、バックアップ、クラウドリポジトリ、コラボレーションツール、モバイルデバイスなどが含まれます。

2. 主要な利害関係者に通知する

• 従業員、請負業者、および関連する第三者に書面による通知を送信する
• 関連文書の保存に関する明確な指示を提供する

従業員は、特定の資料が記録管理の対象となるかどうか不明な場合は、記録連絡担当者に連絡する必要があります。また、潜在的な破壊リスクが特定された場合は、直ちに記録連絡担当者に連絡する必要があります。

3. 定期的なデータ破壊を中止する

• 電子メールと電子記録の自動削除ポリシーを停止する
• バックアップシステムが重要なデータを上書きしないようにする

訴訟ホールドを受信すると、管理者は、保持スケジュールに関連付けられたスケジュールされたパージを含む削除ワークフローを一時停止します。

4. 文書の保護と保存

• 　 データをキャプチャして保存するためのデジタルフォレンジックツール しっかりと
• 保存文書の保管記録を維持する

保管記録の記録は裁判手続きにおける防御力を強化します。

5. コンプライアンスを監視し、トレーニングを提供する

• 訴訟保留手続きに関する従業員向け研修を実施する
• 保留指令の遵守状況を定期的に監査する

レコード管理ユーザー トレーニング Emagia スタイルの強化演習は、従業員が責任を理解できるようにするために社内でよく使用されます。

6. 必要に応じてホールドを変更して解除する

• ケースの展開に基づいて保留を再評価する
• 訴訟保留が解除されたら正式な通知を発行する

保留が解除されると、組織は、調整されたコミュニケーション、システムの復元、保持スケジュールの再アクティブ化など、訴訟保留が解除されたときにどのリソースが使用されるかを決定する必要があります。

記録が誤って破棄された場合

記録が誤って破棄された場合、直ちに誰に連絡すればよいですか? 従業員は直ちに記録担当者と法律顧問に連絡する必要があります。

DHSまたはその他の連邦政府機関において記録が不注意で破棄された場合、速やかにインシデント報告手続きを開始する必要があります。連邦記録の許可なく破棄した場合の最大の罰則には、罰金および連邦法に基づく刑事責任が含まれる可能性があります。

記録が誤って破棄された場合、直ちに誰に連絡すべきかはコンプライアンス上重要な問題です。直ちにエスカレーションを行うことで組織を保護し、誠実なコンプライアンスを実証できます。

ファイル計画と予定外の記録

ファイル プランはどのくらいの頻度で更新する必要がありますか?

ファイルプランの更新頻度は組織のポリシーによって異なりますが、ベストプラクティスとしては、年次レビュー、または主要な運用変更があった場合の見直しが推奨されています。DHS環境では、ミッションの変更に合わせて、より頻繁な評価が必要になる場合があります。

スケジュールされていないレコードはどのように分類されますか?

未スケジュールの連邦記録はどのように分類されますか？通常、未スケジュール記録が分類されている状態は、承認された処分スケジュールがないことを意味します。組織は、正式なスケジュールが策定されるまで、未スケジュール記録を永続的なものとして扱う必要があります。

非スケジュール記録はどのように分類されますか? DHS は機関固有のガイダンスに従う場合がありますが、一般的に、非スケジュール記録は保存する必要があり、破棄することはできません。

訴訟ホールドの実施における課題

1. 認識とトレーニングの欠如

• 従業員が意図せず関連情報を削除または変更する可能性がある

2. データの量と複雑さ

• 大量の電子メール、文書、デジタル記録の管理

3. 複数の管轄区域への準拠

• グローバル組織はさまざまな法的要件に対応しなければならない

4. テクノロジーとインフラの制限

• レガシーシステムには、データを効果的に保存するために必要な機能が欠けている可能性があります。

効果的な訴訟ホールド管理のベストプラクティス

• 一元化された訴訟保留ポリシーを確立する
• 　 データの自動化ツール 識別と保存
• 保留通知を定期的に更新して伝達する
• AIを活用したソリューションを活用して効率性を高める

訴訟ホールドの有効性に関する指標とKPI

• トリガーイベント後の保留通知発行時間
• 管理者による承認率
• 保留コンプライアンスに関する監査結果
• 不注意による破壊事件の数
• 応答記録の収集と作成に必要な時間

測定可能な KPI を追跡することで、経営陣は訴訟保留を受けたときに管理プロセスが効果的に機能しているかどうかを評価できます。

訴訟ホールドと記録ガバナンスの将来動向

新たなトレンドとしては、AIによる分類、自動保持の実施、訴訟リスクの予測分析、次のような企業財務システムとの統合などが挙げられます。 AIを活用した受注から入金までの自動化 プラットフォーム。

高度な分析により、リスクの高い通信パターンを識別し、防御力を向上させ、eDiscovery の準備を効率化できます。

Emagia が組織による訴訟保留の効果的な管理をどのように支援するか

Emagia は、金融業務全体のガバナンスを強化する AI を活用したデジタル財務およびデータ自動化プラットフォームを提供します。

その機能は次のとおりです:

• 企業システム全体にわたるインテリジェントなデータキャプチャ
• 保持ポリシーに合わせた自動分類
• コンプライアンス監視のためのリアルタイム監視ダッシュボード
• 防御可能なデータ保存をサポートする監査証跡
• グローバル企業向けのスケーラブルなアーキテクチャ

Emagiaは、財務ワークフローと構造化データガバナンスを統合することで、組織が業務効率と法的防御能力を両立することを可能にします。このアプローチにより、手作業による介入が削減され、透明性が向上し、訴訟ホールドを受けた場合でも、経営陣は迅速かつ的確に対応し、コンプライアンス文書に基づいて対応できるようになります。

よくある質問（FAQ）

訴訟ホールドを受け取ると、経営陣はどのような対応をしますか?

経営陣は、日常的な破棄ポリシーを直ちに停止し、関連する保管者を特定し、データを保護し、正式な保留通知を発行し、法的事項全体にわたってコンプライアンスを監視します。

連邦記録の定義は何ですか?

連邦記録とは、連邦法に基づき、または公共事業に関連して連邦機関が作成または受領し、44 USC 3301 の定義に従って公的活動の証拠として保存される記録情報です。

ファイル プランはどのくらいの頻度で更新する必要がありますか?

ベスト プラクティスでは、少なくとも年に 1 回、または組織や規制に大きな変更があった場合はいつでも、ファイル プランを確認して更新することが推奨されています。

一時記録の例にはどのようなものがありますか?

例としては、日常的な通信、草稿文書、作業ファイル、最終決定を記録しない管理追跡資料などが挙げられます。

永久記録の例は何ですか?

永久記録には、最終的な政策指令、経営幹部レベルの覚書、公式レポート、長期的な歴史的価値または法的価値を持つ文書が含まれます。

記録が誤って破棄された場合、直ちに誰に連絡すればよいですか?

従業員は、直ちに記録連絡担当者および法務部門に連絡し、インシデント対応および軽減手順を開始する必要があります。

スケジュールされていないレコードはどのように分類されますか?

スケジュール外の記録は、承認された保存スケジュールがない記録であり、通常は正式な廃棄権限が確立されるまで保存する必要があります。

訴訟保留が解除されるとどのようなリソースが活用されますか?

リソースには、法的認可、正式な解除通知、IT システムの復元、記録管理の調整、および保持スケジュールが適切に再開されたことの文書化された確認が含まれます。

許可なく連邦政府の記録を破棄した場合の最大刑はいくらですか?

連邦記録を許可なく破壊すると、適用される連邦法に基づき罰金、懲戒処分、および刑事責任の対象となる可能性があります。

次のどれが連邦記録とみなされますか?

公務の過程で作成または受信され、ポリシー、決定、手順、または運用を文書化した記録情報は、44 USC 3301 に基づいて連邦記録とみなされます。

結論

訴訟ホールドを効果的に管理することは、法令遵守と リスク軽減組織は堅牢な手順を導入し、テクノロジーを活用し、従業員に適切なトレーニングを提供する必要があります。EmagiaのようなAIを活用したソリューションにより、 企業は訴訟保留プロセスを合理化できるコンプライアンスを確保しながら、管理負担を軽減します。ベストプラクティスに従い、積極的な対応を続けることで、企業は自信を持って法的課題を乗り越えることができます。