Τα επιτόκια αυξάνονται, πράγμα που σημαίνει ότι το νέο κόστος κεφαλαίου αυξάνεται. Αυτό το περιστατικό ενισχύει την εστίαση που αναβίωσε από την πανδημία στη βελτίωση της διαχείρισης εισπρακτέων λογαριασμών (AR) για τη βελτιστοποίηση των ταμειακών ροών και την υποστήριξη της διαχείρισης μετρητών. Πολλοί οργανισμοί έχουν παγιδευτεί μετρητά στους ισολογισμούς τους για πάρα πολύ καιρό. Η βελτιστοποίηση του κεφαλαίου κίνησης μπορεί να απελευθερώσει περισσότερα μετρητά. Αυτό περιλαμβάνει εισπρακτέους λογαριασμούς, πληρωτέους λογαριασμούς, διαχείριση μετρητών και απόθεμα. Η βελτιστοποίηση αυτών φέρνει μεγαλύτερη ρευστότητα, ενώ η λειτουργική αποτελεσματικότητα θα προσφέρει εξοικονόμηση χρόνου και κόστους.
Υπάρχουν αρκετοί τομείς στους οποίους οι επιχειρήσεις θα πρέπει να αναζητήσουν τη βελτιστοποίηση των εισπρακτέων λογαριασμών και τη διαδικασία παραγγελίας σε μετρητά. Ωστόσο, τέσσερις τομείς σημαντικού αντίκτυπου είναι η πίστωση, η τιμολόγηση, η αίτηση μετρητών και οι εισπράξεις.
Οι μεγάλες επιχειρήσεις έχουν επίσημες πολιτικές εισπρακτέων λογαριασμών που διέπουν τη χρέωση και τις εισπράξεις. Ωστόσο, συχνά υπάρχουν κενά μεταξύ πολιτικών και πρακτικών, και το κλείσιμο αυτών των κενών μπορεί να βελτιώσει τις ταμειακές ροές.
Βελτιστοποίηση εισπρακτέων λογαριασμών
Οι πωλήσεις πίστωσης, οι εισπρακτέοι λογαριασμοί, οι εισπράξεις και η εφαρμογή μετρητών είναι διακριτές, πολύπλευρες λειτουργίες που επηρεάζουν η μία την άλλη. Οι οργανισμοί μπορούν να βελτιστοποιήσουν κάθε τομέα ακολουθώντας με συνέπεια τις βέλτιστες πρακτικές αλλά περαιτέρω αυτοματοποιώντας τις.
Πίστωση
Η προσφορά υπερβολικά εύκολης πίστωσης, πάρα πολλές εκπτώσεις και η παράβλεψη των όρων μπορεί να μαστίζουν μια εταιρεία που δίνει προτεραιότητα στις πωλήσεις πάνω από όλα. Η διοίκηση φέρει την ευθύνη για τον καθορισμό της ατζέντας και την εξισορρόπηση των προτεραιοτήτων. Πρέπει να καθορίσει την πορεία για την επιχείρηση, να αναπτύξει πολιτικές και να τις επιβάλει.
Η πίστωση είναι ένα τεράστιο θέμα και δεν είναι ο σκοπός εδώ να περιγράψουμε λεπτομερώς τις αποδεδειγμένες πρακτικές. Οι υγιείς πιστωτικές πολιτικές και διαδικασίες προσπαθούν να επιτύχουν την ισορροπία της προώθησης των πωλήσεων και της προστασίας της επιχείρησης. Οι έγκαιρες αποφάσεις πίστωσης είναι απαραίτητες για την εμπειρία των πελατών, η οποία συνδέεται άμεσα με τις σχέσεις με τους πελάτες και την ανταπόκριση και τη βελτιστοποίηση του κύκλου O2C.
Η χορήγηση πίστωσης και ο καθορισμός πιστωτικών ορίων έχουν πολλά στοιχεία, το καθένα με πολλά στοιχεία και βήματα. Αυτά περιλαμβάνουν το αίτηση πίστωσης και διαδικασία αναθεώρησης, έλεγχοι αναφοράς, είτε με εμπορικούς ομίλους είτε τράπεζες, και αναθεώρηση του πιστωτικού γραφείου. Ένα πιστωτικό τμήμα πρέπει να επεξεργάζεται όλες αυτές τις πληροφορίες για τη βαθμολόγηση και την εκχώρηση επιπέδων κινδύνου. Φυσικά, αυτό είναι για νέους πελάτες. Η περιοδική επανεξέταση των υπαρχόντων πελατών είναι επίσης απαραίτητη για την αύξηση των πωλήσεων και την προστασία από αργή ή μη πληρωμή.
Οι σημερινές αυτοματοποιημένες πιστωτικές εφαρμογές με τεχνητή νοημοσύνη, bots, μαζική αποθήκευση δεδομένων, αυτόματη λήψη και μετατροπή δεδομένων, ψηφιακοί βοηθοί και αναλυτικά στοιχεία μπορούν να αναλάβουν όλες αυτές τις λειτουργίες. Το αποτέλεσμα είναι ότι μια επιχείρηση μπορεί να λάβει μια απόφαση πίστωσης την ίδια ημέρα αντί για μία ή δύο εβδομάδες την ίδια ημέρα.
Τιμολόγηση
Η τιμολόγηση είναι το επόμενο κρίσιμο βήμα αφού η εταιρεία πραγματοποιήσει και ολοκληρώσει μια πώληση. Ο οργανισμός πρέπει να τιμολογεί έγκαιρα τους πελάτες. Για γρήγορη πληρωμή, τα τιμολόγια πρέπει να είναι ακριβή και πλήρη σύμφωνα με τις απαιτήσεις του πελάτη. Τα ελλιπή ή ανακριβή τιμολόγια παραμερίζονται αντί να πληρώνονται. Στην ιδανική περίπτωση, τα τιμολόγια είναι επίσης ηλεκτρονικά, επομένως φθηνότερα και ταχύτερα από έντυπα ή PDF.
An EIPP Το σύστημα (ηλεκτρονική παρουσίαση και πληρωμή τιμολογίων) ωφελεί την επιχείρηση από την ταχύτητα και την ευκολία παράδοσης τιμολογίων. Παρέχει επίσης στους πελάτες 24/7 πρόσβαση στα τιμολόγια μέσω μιας πύλης αυτοεξυπηρέτησης, επιτρέποντας συχνά την ταχεία επίλυση ερωτήσεων και διαφορών.
Οι παγκόσμιες επιχειρήσεις έχουν συχνά ενσωματωμένη την έγκαιρη τιμολόγηση στη διαδικασία τους, αλλά εάν εκδίδουν τιμολόγια σε χαρτί ή στέλνουν αρχεία PDF, έχουν ενσωματωμένη καθυστέρηση στο να δουν το τιμολόγιο εξοφλημένο.
Αίτηση μετρητών
Όταν μια επιχείρηση λαμβάνει μια πληρωμή πελάτη, είναι ζωτικής σημασίας να εφαρμόσει την πληρωμή στον σωστό πελάτη και στο τιμολόγιο και σε έγκαιρη βάση—η αποτυχία σωστής εφαρμογής μετρητών οδηγεί σε σύγχυση, απογοήτευση πελατών και δοκιμασία εκκαθάρισης. Η μη έγκαιρη καταβολή μετρητών οδηγεί σε χαμένη προσπάθεια από τις εισπράξεις και τους δυσαρεστημένους πελάτες. Οι μηχανές αυτόματης χρηματοδότησης σε ERP και άλλα συστήματα είναι απαραίτητες για την ελαχιστοποίηση της μη αυτόματης εφαρμογής μετρητών.
Το μεγαλύτερο σημείο συμφόρησης στην εφαρμογή μετρητών είναι η σύλληψη και η μετατροπή πληροφοριών εμβασμάτων, οι οποίες διατίθενται σε πολλές διαφορετικές μορφές και μορφές. Η σύλληψη γνωστικών δεδομένων ή η έξυπνη σύλληψη δεδομένων (IDP), χρησιμοποιεί τεχνητή νοημοσύνη και μηχανική μάθηση για τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας. Μετατρέπει γρήγορα τις πληροφορίες εμβασμάτων σε δομημένα δεδομένα και τις συνδυάζει με την πληρωμή για να ταιριάζει με το τιμολόγιο. Για αποτελεσματική βελτιστοποίηση αίτηση μετρητών, το IDP είναι απαραίτητο.
Τα καλύτερα συστήματα IDP καταγράφουν πληροφορίες εμβασμάτων σε διάφορες γλώσσες και νομίσματα. Σε συνδυασμό με μια μηχανή αυτόματης αντιστοίχισης με τεχνητή νοημοσύνη, τέτοια συστήματα αυξάνουν την ταχύτητα και τα ποσοστά αντιστοίχισης και επιτρέπουν την αυτόματη λήψη χωρίς αφή για το 95 τοις εκατό ή περισσότερο των πληρωμών.
Συλλογές
Οι επιχειρήσεις χρειάζονται αξιόπιστες πολιτικές σχετικά με τις εισπράξεις και την τήρηση των πολιτικών πίστωσης, τιμολόγησης και άλλων πολιτικών από άλλα μέλη του οργανισμού. Πάνω από όλα, οι συλλογές χρειάζονται πληροφορίες. Συχνά όμως λειτουργεί στα τυφλά. Τα περισσότερα τμήματα συλλογών δεν έχουν πρόσβαση σε ακριβείς πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο. Επιπλέον, οι όγκοι απαιτούν ιεράρχηση των μεγαλύτερων πελατών και τιμολογίων. Κατά συνέπεια, οι πελάτες μικρών και μεσαίων δολαρίων παραμένουν ανέγγιχτοι και τα τιμολόγια παλαίωσης ανεξέλεγκτα.
Όπως συνάγεται από τις παραπάνω πληροφορίες, η αυτοματοποίηση άλλων περιοχών με παραγγελία προς μετρητά αποτελεί μέρος της βελτιστοποίησης των συλλογών. Οι κατάλληλοι όροι, η ακριβής ηλεκτρονική παράδοση τιμολογίων και η επεξεργασία εγγράφων με τεχνητή νοημοσύνη και η εφαρμογή μετρητών σημαίνουν πιο έγκαιρες και ακριβείς πληροφορίες για το τμήμα είσπραξης. Αυτά προσφέρουν ένα σημαντικό πλεονέκτημα υπό την προϋπόθεση ότι το σύστημα του οργανισμού αναφέρει πληροφορίες αποτελεσματικά, όπως κάνουν οι κορυφαίες εφαρμογές συλλογών.
Αυτοματοποίηση συλλογών οργανώνει αυτόματα και ιεραρχεί τη δραστηριότητα συλλογής. Η αυτοματοποίηση συλλογής που υποστηρίζεται από τεχνητή νοημοσύνη και βασίζεται σε κανόνες μπορεί να μεταχειριστεί κάθε πελάτη μοναδικά. Περιλαμβάνει επίσης επίλυση διαφορών με εργαλεία που αποκαλύπτουν τις βασικές αιτίες και εμφανίζουν κλιμάκωση και επίλυση
κατάστασης.
Οι κορυφαίες εφαρμογές συλλογών περιλαμβάνουν ψηφιακούς βοηθούς (DAs) για περαιτέρω βελτιστοποίηση των συλλογών. Τα DA βοηθούν τις συλλογές μέσω της αυτοματοποιημένης επικοινωνίας με όλους τους πελάτες της επιχείρησης με επεξεργασία φυσικής γλώσσας που επιτρέπει την επικοινωνία κειμένου ή προφορικών συνομιλιών. Το DA προσφέρει στους πελάτες επιλογές πληρωμής και έγγραφα και ακολουθεί τις υποσχέσεις για πληρωμή. Το 100 τοις εκατό άγγιγμα πελατών επιτρέπει στην επιχείρηση να διατηρεί τις πληρωμές των πελατών σε καλό δρόμο.
Περίληψη
Η βελτιστοποίηση του AR και της διαδικασίας παραγγελίας σε μετρητά μειώνει τον χρόνο πληρωμής και καθιστά διαθέσιμα περισσότερα από τα μετρητά μιας επιχείρησης. Η μετατροπή μετρητών έχει γίνει όλο και πιο σημαντική με την πανδημία και το αυξανόμενο κόστος δανεισμού κεφαλαίων. Οι πολιτικές υγιούς AR που υποστηρίζονται από αυτοματισμούς με δυνατότητα AI προσφέρουν μια διαδρομή για τη βελτιστοποίηση του AR. Οι επιχειρήσεις μπορούν να εφαρμόσουν έναν τέτοιο αυτοματισμό με μεμονωμένες λειτουργίες ή ως ένα πλήρες, ολοκληρωμένο σύστημα. Η αυτοματοποίηση του AR και των διαδικασιών παραγγελίας σε μετρητά εγγυάται ότι εφαρμόζονται οι πολιτικές και παρέχει συνέπεια εφαρμογής, ολοκληρωμένη επαφή με τον πελάτη, εξάλειψη ανθρώπινου λάθους, αυξημένη ακρίβεια και σημαντική χρονική συμπύκνωση.
